Офис поколения next

Инновационные технологии в сфере коммуникаций и распространения информации сегодня кардинально изменили представление о современном офисе. Если информация передается из любых точек планеты, а технические новшества становятся доступными и используются повсюду, действительно ли необходимо пребывать сотрудникам на рабочих местах? Сохранится ли офис как целостная структура?

Так или иначе, исследования показали, что большинство из нас все же предпочитает работать в офисе, а потому он до сих пор остается актуальным и развивается параллельно с новыми технологиями и требованиями.

 60-90-е гг.

Наверняка многие из нас вспоминают ту скучную коридорно-кабинетную систему учреждений прошлого времени – монотонная мебель, типичная планировка, недружелюбная атмосфера. Но это всего лишь отражение эпохи – иерархическая жесткая структура, полная подчиненность системе, работа в рамках единого функционала.

 00-е гг.

Это время открытого офиса (open office). Инновационно-информационное поколение «строит» открытую планировку офисной комнаты. Происходит устранение внутренних перегородок, в результате чего рабочие места стали плотно размещаться друг к другу. Такое расположение приобрело свободный характер, а атмосфера в коллективе стала более дружелюбной и человечной. Основная цель этой идеи – улучшить коммуникации внутри подразделений и отделов фирмы.

 10-е гг.

Большинство компаний сегодня ориентированы на проект. Если ранее сотрудники получали задание от управляющего и выполняли его, то в настоящий момент ситуация изменилась. Чтобы решить поставленные задачи, создается целая проектная группа, привлекающая к работе сотрудников подразделений. В данном случае проект-менеджер не является традиционным руководителем, а скорее организующим лидером.

Такая работа требует и офиса в самом новом его обличии – открытого и гибкого. Коммуникации персонала должны теперь обеспечиваться как внутри отделов, так и между ними.

Стремительное развитие информационных, мобильных технологий, интернета в значительной степени повлияло на офис. Но самым важным показателем всегда останется экономическая составляющая его работы. На сегодняшний день требования в данной области стали еще выше: снижение расходов на технологии и оборудование, аренду, коммунальные платежи, повышение эффективности.

 Гибкий офис (flex-office)

Главная концепция flex-office – неперсонифицированные рабочие места сотрудников. В данном случае происходит их разделение на мобильных и немобильных. Мобильными являются те, которые по специфике своей работы основную часть времени уделяют встречам с клиентами, переговорам, посещению презентаций, различных объектов и т.д. Именно для такого сотрудника предназначено незакрепленное рабочее место.

Проект и схема будущего гибкого офиса составляется в зависимости от вида выполняемых работ – индивидуальных или коллективных, длительных или кратковременных, требующих сосредоточенности или коллективного обсуждения.

Особенности рабочего места  в рамках flex-office

• резервируемый стол (hot desk) – резервируется сотрудниками на определенное время по мере необходимости;
• свободный стол (shared desk) – рабочее место, которое может занять человек без бронирования;
• комната для работы, требующей особого внимания и сосредоточенности – предназначена для одного сотрудника;
• тихая зона – рассчитана на несколько рабочих мест, где запрещены разговоры, звонки и соблюдается идеальная тишина;
• место для работы в команде – проектные группы могут рассчитывать на специально открытые пространства в офисе. Как правило, это один или несколько столов для коллективной работы;
• место для оперативной работы – предназначено для решения краткосрочных вопросов. Часто это стоячее рабочее место, оборудованное телефоном, факсом и компьютером с выходом в интернет;
• телефонная зона (phone boot) – небольшое помещение для переговоров, конференций и вебинаров. Данная комната позволяет соблюдать конфиденциальность, не отвлекать коллег;
• быстрая переговорная комната – используется также как и традиционная, отличается лишь оперативным способом решения задач, без сидячих мест.

Нетрадиционными рабочими местами могут также служить террасы, балконы, кафе и прилегающие дворовые территории, если есть возможность подключения к интернету посредством Wi-Fi.

 Клубный офис (коворкинг)

Данный тип современного офиса предполагает возможность аренды рабочего пространства на определенное время. Обычно это комплекс с высокоразвитой инфраструктурой и великолепными технологиями для решения задач разного рода.

Клубный офис предусматривает:

• зонированное пространство: зона для ведения переговоров, территория для  встреч в неформальной обстановке, рекреационная зона;
• наличие небольших офисов, сдаваемых в аренду;
• аудиторию коворкинг;
• некрупные компании;
• наличие фрилансеров – сотрудников, работающих удаленно;
• наличие компаний, не имеющих своей территории и использующих клубный офис  для удобной работы с клиентами.

Современный офис можно строить «с нуля» либо путем обновления существующего. Так или иначе, нужно тщательно продумать некоторые обязательные условия:

• планировка – офисная зона, ресепшен, удобная организация сетки колонн для работников и посетителей;
• доступность транспорта – удобная парковка, подход и подъезд к учреждению;
• вход – у представительного офиса должна быть достойная входная группа.